Si eres transportista autónomo o tienes una empresa de transporte de mercancías por carretera, apunta esta fecha: 5 de octubre de 2026. Ese día entra en vigor la obligación de utilizar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) en los servicios sujetos a esta exigencia. Y no, no basta con escanear el papel de siempre y guardarlo en PDF.
En Asesoría Danalo te contamos qué cambia exactamente, qué requisitos técnicos debe cumplir el documento, quién tiene que prepararlo y qué deberías dejar resuelto antes de esa fecha.
¿Qué es el DeCA y desde cuándo es obligatorio?
Respuesta corta: es la versión electrónica del Documento de Control Administrativo (DCA) y será obligatorio desde el 5 de octubre de 2026 para el transporte público de mercancías por carretera sujeto a esta obligación. Lo establece la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, y sus características técnicas las regula la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE de 12 de junio). En el transporte de viajeros, la Hoja de Ruta pasa a ser la Hoja electrónica de Ruta (HeRU).
El documento en sí no es nuevo: desde hace años acompaña a determinados transportes con los datos esenciales del servicio (cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, fecha, mercancía y cantidad, matrícula) para que la Inspección pueda comprobarlos. Lo que cambia es cómo se genera, se facilita al conductor y se conserva.
¿A quién afecta la obligación?
Con carácter general, al transporte público interior de mercancías por carretera, incluidos los servicios nacionales y los transportes de cabotaje dentro de su ámbito. Pero no todos los desplazamientos de un vehículo de mercancías tienen el mismo régimen: la normativa excluye determinados transportes que no necesitan autorización, las mudanzas, ciertos transportes de vehículos accidentados o especiales y algunos servicios de reparto de pequeños bultos. El transporte privado complementario tampoco está sujeto en los mismos términos. Antes de implantar el DeCA a lo grande, identifica qué servicios de tu empresa están realmente obligados.
No sirve cualquier PDF: los requisitos técnicos
- Formato PDF nativo digital, de un máximo de 5 MB.
- Metadatos con fecha y hora de creación y de cada modificación.
- Código QR vinculado a una dirección web propia desde la que pueda descargarse el archivo directamente, con conexión segura y sin exigir credenciales ni pasos adicionales.
- Generado antes del inicio efectivo del servicio, no cuando el camión ya está en carretera.
Traducido: fotografiar el impreso de siempre con el móvil o mandarlo escaneado por WhatsApp no cumple. Antes de confiar en una aplicación, haz una prueba real: escanea el QR desde otro dispositivo y comprueba que el PDF se descarga sin más.
¿Qué debe llevar el conductor en la cabina?
Puede llevar una copia digital o impresa del DeCA, siempre con su código QR. La copia en papel sigue siendo útil, pero no sustituye a la obligación de haber generado el documento electrónicamente. Y si durante el trayecto cambian los datos (una incidencia, una modificación de la carga), la empresa deberá modificar el PDF conservando los datos anteriores y el motivo del cambio, o generar uno nuevo con su propio QR, y hacérselo llegar al conductor. Las anotaciones a mano sobre la copia impresa no valen.
¿Quién tiene que preparar el documento?
Es la duda clave para los transportistas autónomos que trabajan para cargadores, operadores logísticos o agencias. La normativa atribuye obligaciones tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, así que no des por hecho que la responsabilidad es solo del otro. Lo recomendable es acordar con cada cliente quién genera el DeCA, cómo se facilita y quién gestiona las modificaciones. La falta de coordinación entre empresas es la forma más fácil de acabar con una incidencia en un control de carretera.
El DeCA no es la carta de porte ni la factura electrónica
Tres cosas distintas que conviene no mezclar. El DeCA es un documento administrativo de control del transporte. La carta de porte (Ley 15/2009 y Convenio CMR en el internacional) documenta la relación contractual, y su digitalización (eCMR) no pasa a ser obligatoria por el DeCA. Y la factura electrónica es otra obligación diferente, con sus propias normas. Si ya usas cartas de porte digitales, comprueba que tu sistema también genera el DeCA con todos los requisitos.
Mercancías peligrosas: documento ADR aparte o integrado
Si transportas mercancías peligrosas, el documento exigido por la normativa ADR responde a obligaciones distintas. La nueva regulación permite mantener ambos documentos separados o integrarlos en un único archivo, siempre que cumpla a la vez los requisitos de contenido y las condiciones técnicas de cada normativa.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Al menos un año. Durante el servicio, el documento debe estar disponible para descarga a través de su dirección web; transcurridos 7 días naturales desde el fin del transporte puede desactivarse la descarga, pero el archivo debe seguir conservándose durante el plazo obligatorio. Asegúrate de que tu plataforma permite recuperarlo.
Herramientas disponibles: no hace falta desarrollar nada
Existe SIMPLE, una plataforma gratuita impulsada por el Ministerio de Transportes, Puertos del Estado y ADIF, que permite generar documentos electrónicos de control (se solicita acceso creando primero la entidad y después los usuarios). También valen otras aplicaciones, siempre que cumplan los requisitos técnicos. Antes de contratar una de pago, compara según tu volumen de servicios, número de conductores y forma de trabajar.
Qué hacer antes del 5 de octubre
- Identifica qué servicios están sujetos al DeCA y cuáles quedan excluidos.
- Elige y prueba una herramienta: PDF correcto, QR operativo, modificación de datos y archivo durante un año.
- Acuerda con cada cargador o agencia quién genera y facilita el documento.
- Da instrucciones sencillas a los conductores sobre cómo presentarlo y qué hacer ante una incidencia.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Puedo seguir usando el documento de control en papel?
No, cuando el formato electrónico sea obligatorio. El conductor puede llevar una copia impresa, pero siempre de un DeCA generado electrónicamente conforme a la Resolución de 5 de junio de 2026 y con su código QR.
¿El DeCA sustituye a la carta de porte?
No. Son documentos con naturaleza y funciones distintas: el DeCA es administrativo (control del transporte) y la carta de porte documenta el contrato. La obligación del DeCA no convierte en obligatoria la carta de porte electrónica.
¿Quién es responsable si falta el DeCA en una inspección?
La normativa atribuye obligaciones tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, conforme al régimen de responsabilidades aplicable. Por eso conviene pactar por escrito quién lo prepara y cómo se facilita.
Si tienes una empresa de transporte o eres transportista autónomo y quieres revisar tu documentación y procedimientos antes del 5 de octubre, ponte en contacto con nosotros: te ayudamos a adaptarte sin sobresaltos.