Cómo regularizar correctamente las retenciones de IRPF en el último trimestre del año
Con el cierre del ejercicio fiscal se concentran revisiones, ajustes y comprobaciones. Entre ellas hay una obligación que suele generar errores: la regularización de las retenciones de IRPF.
Aunque durante la mayor parte del año la normativa permite cierta flexibilidad, de octubre a diciembre la regla cambia. En el último trimestre no hay margen para retrasos, y conviene tener claro qué debe revisar la empresa para evitar discrepancias con la AEAT.
Cómo se calcula inicialmente la retención del trabajador
El tipo de retención no se fija una sola vez. La empresa debe calcularlo en dos momentos clave:
- En la incorporación del trabajador.
- Al inicio de cada ejercicio.
Para ello se tienen en cuenta:
- Las retribuciones previsibles.
- Las circunstancias personales y familiares, comunicadas mediante el modelo 145.
Retribuciones previstas: cómo estimarlas correctamente
El cálculo exige prudencia y coherencia:
- Si no se prevén cambios relevantes, pueden tomarse como referencia las variables del año anterior (comisiones, bonus, horas extra).
- Si existen datos objetivos que indiquen que el variable será distinto, la previsión debe ajustarse.
Ejemplos habituales:
- Un comercial que ha cerrado un contrato relevante y previsiblemente aumentará sus comisiones.
- Un bonus abonado el año anterior por un proyecto puntual que no se repetirá.
Atención: aplicar automáticamente las variables del año anterior sin analizar si se repetirán es una de las causas más comunes de regularizaciones forzosas a final de año.
El papel del modelo 145 y por qué conviene revisarlo
El modelo 145 es el documento mediante el cual el trabajador comunica sus circunstancias personales. Si no lo presenta, la empresa debe aplicar el tipo correspondiente a una persona soltera y sin cargas.
Si el trabajador facilita datos incorrectos o incompletos para reducir la retención, la responsabilidad sancionadora recae sobre él, no sobre la empresa.
Atención: conservar los modelos 145 firmados es esencial. Son la única prueba de que el tipo aplicado era correcto según la información disponible.
Cambios durante el año: cuándo debe regularizar la empresa
A lo largo del año pueden producirse cambios que afectan al tipo de retención: nacimientos, ascensos, variaciones salariales, ampliaciones de jornada, nuevas retribuciones variables o cambios en la situación del cónyuge.
La norma distingue dos escenarios:
- Cambios que dependen de la empresa (subida salarial, prima, nuevas variables): la regularización debe aplicarse de forma inmediata, desde que se produce la variación.
- Cambios personales del trabajador: la retención se ajusta desde que se comunica mediante el modelo 145, siempre que se entregue con al menos cinco días de antelación al cálculo de nóminas.
Cuándo existe obligación de comunicar
- Si el cambio reduce la retención (por ejemplo, nacimiento de un hijo), el trabajador no está obligado a comunicarlo.
- Si el cambio incrementa la retención (el cónyuge empieza a trabajar, deja de existir un ascendiente a cargo), sí existe obligación de informar.
Atención: si la empresa conoce un dato que incrementa la retención y no lo aplica, la responsabilidad puede ser compartida. Hacienda podrá reclamar las diferencias.
La regla especial del último trimestre: regularización mensual obligatoria
Aquí se concentran la mayoría de errores.
Durante los primeros nueve meses del año, la normativa permite regularizar de forma trimestral:
- Cambios entre enero y septiembre pueden aplicarse en abril, julio u octubre.
Ejemplo: un nuevo modelo 145 presentado en agosto puede aplicarse a partir de la nómina de octubre.
Sin embargo, en el último trimestre la regla cambia por completo:
- De octubre a diciembre, la regularización debe ser mensual.
- No es opcional.
- No puede retrasarse al cierre del trimestre.
- Cada variación debe reflejarse en la nómina inmediatamente siguiente.
Atención: cualquier retraso en octubre, noviembre o diciembre se considera incumplimiento. Es uno de los periodos más revisados por la AEAT en materia de retenciones.
Por qué esta regularización es clave para la empresa
Aplicar correctamente las regularizaciones evita:
- Diferencias entre lo retenido y lo declarado.
- Reclamaciones posteriores al trabajador.
- Ajustes complejos en el modelo 190.
- Responsabilidades accesorias para la empresa.
Además, una correcta regularización reduce el riesgo de sorpresas en la declaración de la renta del trabajador y evita costes reputacionales y administrativos innecesarios.
La regularización de retenciones no es un trámite mecánico. Afecta a la coherencia fiscal de la empresa y a la relación con sus empleados. En el último trimestre no hay margen: la regularización es mensual y automática.
Para cualquier duda o revisión concreta, puedes ponerte en contacto con Asesoría Danalo.