El futuro Real Decreto que regulará el registro horario está aún en información pública, pero todo apunta a un cambio profundo: la jornada deberá registrarse de forma digital, trazable y accesible en tiempo real.
Aunque todavía no está aprobado, es clave adelantarse: este Reglamento obligará a revisar tecnología, protocolos internos y la manera en la que se documenta el tiempo de trabajo.
Un cambio de modelo: adiós a los registros informales
El borrador desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores y establece tres principios que dejan de ser opcionales:
- Objetividad: datos imparciales, sin posibilidad de manipulación.
- Fiabilidad: cualquier modificación debe quedar registrada con autoría.
- Accesibilidad: trabajadores, representantes y la Inspección deben poder consultarlo de forma inmediata.
Si tu empresa sigue usando papel o sistemas que permiten modificar datos sin rastro, quedará fuera de cumplimiento en cuanto entre en vigor.
Registro exclusivamente digital
El reglamento exigirá que el registro se realice mediante medios digitales, ya sea en el centro de trabajo o a través de un sistema accesible desde él.
Podrá usarse un método alternativo, pero solo si cumple los requisitos técnicos y está avalado por un profesional competente.
No servirá "cualquier App". El sistema deberá garantizar autenticidad, trazabilidad y protección frente a manipulaciones.
Datos mínimos obligatorios
El artículo 3 incorpora una lista mucho más amplia que la actual. El registro deberá incluir:
- Inicio y fin de jornada con hora y minuto.
- Pausas y descansos (también con hora y minuto).
- Trabajo presencial o a distancia.
- Horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Tiempos de disponibilidad o espera.
- Interrupciones de la desconexión digital.
- Totales diarios y mensuales.
- Identificación de cualquier modificación y su autor.
Novedad relevante: las pausas deberán registrarse obligatoriamente. Si la empresa no controla interrupciones o tiempos de disponibilidad, la Inspección podrá recalcular horas y reclamar cotizaciones.
Cómo deben realizarse los fichajes
El artículo 4 endurece las reglas:
- El registro lo hará personalmente quien trabaja y en el momento, no a posteriori.
- Cualquier cambio exige autorización de empresa y persona trabajadora.
- Las discrepancias deberán notificarse a la representación legal.
- Si hay un fallo técnico, se permitirá un sistema alternativo, pero deberá volcarse después al registro oficial.
Esto invalida por completo prácticas habituales como que el mando introduzca fichajes por terceros.
Protección de datos y límites de acceso
El sistema deberá ajustarse al RGPD, recogiendo solo datos necesarios y de forma proporcional.
Accesos permitidos:
- La persona trabajadora podrá consultar y descargar sus datos en cualquier momento.
- La empresa entregará un resumen mensual junto a la nómina.
- Representación sindical: acceso inmediato.
- Inspección de Trabajo: acceso remoto o presencial.
No podrán incluirse datos no necesarios como DNI completo, direcciones o información de terceros.
Protocolo interno obligatorio
Todas las empresas deberán elaborar un protocolo de organización del registro, que incluya:
- Cómo se realizan los asientos y las modificaciones.
- Qué datos se recogen y cuáles no.
- Evaluación periódica del sistema.
- Participación de la representación legal.
- Formación obligatoria para la plantilla (como tiempo de trabajo).
Ya no bastará con "tener un sistema": será necesario contar con documentación interna actualizada, trazable y aprobada formalmente.
Subcontratas, ETT y casos especiales
El proyecto también regula situaciones complejas:
- En ETT, el cumplimiento corresponde a la empresa usuaria.
- En subcontratas, el registro debe garantizarse en el centro de trabajo.
- En servicio del hogar familiar, se permitirá registrar por cualquier medio proporcionado.
- Sectores con normativa específica aplicarán estas reglas en lo que no sea incompatible.
Las empresas multiservicio deberán revisar contratos y responsabilidades, porque la Inspección podrá exigir registros tanto en origen como en destino.
Conservación y disponibilidad
Los datos deberán conservarse 4 años y estar accesibles de forma inmediata desde el centro de trabajo.
No será válido almacenarlos "solo en la nube" si no se puede acceder en el acto ante una inspección.
Qué puede cambiar antes del BOE
Aunque el texto está bastante avanzado, aún podría modificarse:
- Las sanciones no cambian, porque solo pueden modificarse por Ley.
- Los requisitos técnicos se desarrollarán más adelante.
- Podrían ajustarse plazos o excepciones para microempresas.
- La entrada en vigor será a los 20 días de su publicación y, por ahora, sin periodo transitorio.
Si se aprueba así, las empresas que no se preparen estarán fuera de cumplimiento desde el primer día.
Recomendaciones prácticas
- Verificar si el sistema actual cumple objetividad, trazabilidad y acceso inmediato.
- Preparar cuanto antes el protocolo interno.
- Seleccionar soluciones tecnológicas con huella de auditoría.
- Formar a mandos y plantilla antes de que entre en vigor.
- En subcontratas, dejar por escrito quién asume cada obligación.
Para cualquier duda, en Asesoría Danalo estamos a tu disposición para ayudarte.