Han pasado cuatro años desde que presentaste el Impuesto sobre Sociedades de aquel ejercicio y te haces la pregunta de siempre: ¿puedo tirar ya las facturas y el resto de papeles? Pues depende. Y ese «depende» es el que le ha costado disgustos a más de una empresa. Que Hacienda ya no pueda liquidarte un ejercicio no significa que todo lo que nació en él haya dejado de tener efectos fiscales.
En Asesoría Danalo te explicamos por qué la famosa «regla de los cuatro años» se queda corta en muchos casos, qué documentación conviene conservar hasta diez años (o más) y cómo montar una política de archivo con cabeza.
¿Cuántos años hay que guardar la documentación fiscal?
Respuesta corta: cuatro años como mínimo, pero diez en muchos casos. El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años el plazo de prescripción del derecho de la Administración a liquidar una deuda tributaria. Sin embargo, el artículo 66 bis permite a Hacienda comprobar durante diez años las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensar y las deducciones aplicadas o pendientes de aplicar. Y más allá de esos diez años, si sigues utilizando esas partidas, tendrás que aportar las autoliquidaciones y la contabilidad que las respaldan.
Prescribir un ejercicio no es lo mismo que cerrar sus efectos
Aquí está la confusión de fondo. Una cosa es que Hacienda ya no pueda volver a liquidar el Impuesto sobre Sociedades de 2021, y otra muy distinta que un dato nacido en 2021 (una pérdida, una deducción, un saldo de IVA) haya dejado de contar. Si esa cantidad se está aplicando en una declaración de 2026, que no ha prescrito, la Administración puede comprobar de dónde salió.
La propia LGT lo dice al principio del artículo 66 bis: la prescripción del derecho a liquidar no afecta a las facultades de comprobación e investigación de la Administración. Así que la pregunta correcta no es «¿han pasado cuatro años?», sino «¿este documento sigue acreditando algo que todavía tiene consecuencias?».
El caso típico: las bases imponibles negativas
Es el ejemplo más claro. Tu sociedad tuvo pérdidas en un ejercicio y las va compensando con beneficios de los años siguientes. Esa base negativa nació hace tiempo, pero sigue viva en cada Impuesto sobre Sociedades en el que la aplicas. Hacienda dispone de diez años, contados desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración en la que se generó, para comprobarla.
Y ojo, porque el TEAC (resolución 7028/2022) ha sido muy claro sobre qué hay que conservar durante ese plazo: no solo las autoliquidaciones y los libros contables, sino también los soportes documentales de las operaciones (facturas, contratos, justificantes bancarios). Que una pérdida esté perfectamente contabilizada no demuestra por sí sola que sea real. Si te piden las facturas y las tiraste al cuarto año, puedes quedarte sin poder acreditar la base negativa que estás compensando.
¿Y con el IVA pasa lo mismo?
Sí. Si tu empresa arrastra un saldo de IVA a compensar de periodos antiguos, ese crédito sigue produciendo efectos cada vez que lo trasladas a una nueva autoliquidación. El artículo 66 bis no habla solo de bases negativas: incluye las cuotas compensadas o pendientes de compensación. Así que las empresas con saldos de IVA a favor recurrentes deberían extremar el cuidado con su archivo: que el modelo 303 original tenga más de cuatro años no significa que sus facturas hayan dejado de importar.
¿Y después de los diez años puedo destruirlo todo?
Tampoco de forma automática. Pasados los diez años, Hacienda pierde la posibilidad de iniciar la comprobación de esas bases, cuotas o deducciones. Pero si sigues aplicándolas en ejercicios no prescritos, subsiste la obligación de aportar las autoliquidaciones correspondientes y la contabilidad. Para las bases negativas, el TEAC destaca además la importancia de acreditar el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil. El décimo aniversario no es una fecha universal para vaciar el archivo.
No olvides el plazo mercantil ni otros motivos para conservar
A los plazos fiscales se suman las obligaciones del Código de Comercio sobre conservación de libros, correspondencia y justificantes del negocio. Y hay más supuestos que obligan a mirar muy atrás: bienes de inversión y sus amortizaciones, deducciones plurianuales, subvenciones, contratos de larga duración, garantías, reclamaciones o procedimientos judiciales abiertos. Una política de «borrar todo lo que cumple X años» puede acabar eliminando justo la prueba que necesitarás.
Cómo montar una política documental que funcione
- Clasifica la documentación. Separa lo que solo está sujeto a los plazos ordinarios de lo que está vinculado a bases negativas, cuotas pendientes, deducciones u operaciones con efectos prolongados.
- Fija un calendario de conservación por tipo de documento, no una única fecha para todo.
- Antes de cada purga, revisa si existen créditos fiscales pendientes de aplicar, bienes, contratos o procedimientos que justifiquen conservar más tiempo.
- Conservar no es solo guardar. Una factura almacenada diez años pero imposible de relacionar con su operación o asiento pierde casi toda su utilidad probatoria. Organiza el archivo digital para poder localizar y vincular cada documento.
Preguntas frecuentes sobre la conservación de documentación fiscal
¿Cuántos años debo guardar las facturas?
Como mínimo cuatro años, que es el plazo general de prescripción tributaria. Pero si esas facturas respaldan bases imponibles negativas, saldos de IVA a compensar o deducciones que sigues aplicando, Hacienda puede comprobarlas durante diez años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en la que se generaron.
¿Basta con conservar la contabilidad y las declaraciones?
No. Según el TEAC, para acreditar una base imponible negativa hay que conservar también los soportes documentales de las operaciones (facturas, contratos, justificantes bancarios). Una anotación contable no sustituye al documento que acredita la operación.
¿Puede Hacienda revisar un ejercicio prescrito?
No puede volver a liquidarlo, pero sí puede comprobar el origen de una cantidad nacida en él si esa cantidad se está aplicando en un ejercicio no prescrito. Son actuaciones distintas con límites distintos.
Si tu empresa compensa bases negativas, arrastra saldos de IVA o simplemente quiere poner orden en su archivo antes de destruir documentación, ponte en contacto con nosotros: revisamos qué conservar y durante cuánto tiempo.