La Agencia Tributaria ha publicado una aclaración importante sobre cómo se aplican las nuevas obligaciones del Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas informáticos de facturación (modelo Verifactu).
Si emites facturas con Word, Excel o incluso a mano, te interesa conocer los matices que ha aclarado la Administración en su reciente consulta vinculante V0058-25, de 3 de febrero de 2025.
1. Qué empresas están afectadas
La Dirección General de Tributos (DGT) recuerda que todas las sociedades y autónomos con actividad económica están sujetos a las obligaciones de facturación.
Sin embargo, solo deben adaptarse al sistema Verifactu quienes emitan facturas mediante programas o sistemas informáticos.
Esto significa que:
- Si haces tus facturas a mano, en papel o con talonarios preimpresos, no estás obligado a aplicar el reglamento Verifactu.
- Pero si utilizas hojas de cálculo (Excel) o procesadores de texto (Word), Hacienda puede considerar que sí estás usando un sistema informático de facturación.
Atención: aunque Excel o Word parezcan métodos manuales, pueden entrar dentro del ámbito Verifactu. Conviene revisar este punto antes de que finalice 2025.
2. Acceso de Hacienda a los registros de facturación
Otra cuestión aclarada es el acceso remoto de la AEAT a los registros de facturación.
La Agencia solo podrá acceder directamente cuando se trate de sistemas informáticos sujetos al reglamento, y siempre dentro de los límites de la Ley General Tributaria.
Además, el software deberá garantizar que los datos fiscales estén separados de la información confidencial, protegiendo así la privacidad empresarial.
📎 Importante: si utilizas un programa adaptado al modelo Verifactu, el acceso de la AEAT ya quedará automáticamente habilitado.
En caso contrario, la Agencia podrá requerir los registros o realizar comprobaciones presenciales.
3. Sistemas VERI*FACTU y firma electrónica
Los sistemas VERI*FACTU son aquellos que envían de forma automática y continua a Hacienda todos los registros de facturación.
En estos casos, no es necesario firmar electrónicamente cada factura, porque el sistema genera una huella digital (hash) que acredita su autenticidad e integridad.
Por el contrario, quienes no utilicen el sistema Verifactu deberán firmar electrónicamente los registros de facturación, según el artículo 12 del Real Decreto 1007/2023.
Recuerda: la firma electrónica es obligatoria solo para los registros, no para las facturas emitidas.
Sanciones por incumplimiento
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria considera infracción grave el uso o comercialización de programas que permitan alterar registros, llevar contabilidades paralelas o modificar datos.
Las sanciones pueden ser muy elevadas, tanto para los fabricantes del software como para los usuarios.
En resumen
- Si facturas a mano o en papel, no estás sujeto a Verifactu.
- Si usas Word o Excel, debes valorar si se considera un sistema informático y adaptarte antes de 2026.
- Los sistemas VERI*FACTU automatizan la comunicación con Hacienda y simplifican el cumplimiento.
- Las sanciones por manipular registros son severas.
En Danalo podemos ayudarte a evaluar tu sistema de facturación y a preparar la transición al modelo Verifactu con todas las garantías legales.