Los bonus, incentivos o gratificaciones especiales son una forma habitual de reconocer el esfuerzo de los empleados o directivos. El problema llega cuando no se registran bien en la contabilidad.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha publicado una nueva aclaración (BOICAC 143, octubre 2025) sobre cómo deben reflejarse estos pagos, y su mensaje es claro:
El gasto se registra cuando se aprueba, no cuando se paga.
Cuándo se debe contabilizar
Si en diciembre decides pagar un bonus en junio, el gasto pertenece a diciembre, no al año siguiente.
Esto es así porque el derecho del trabajador nace cuando se aprueba la retribución, aunque el dinero se entregue más adelante.
Lo mismo ocurre con incentivos para directivos o consejeros por cumplir objetivos o cerrar operaciones. Lo importante no es la fecha del pago, sino el momento en que la empresa se compromete oficialmente a hacerlo.
Tenlo en cuenta: ni Hacienda ni los auditores miran “cuándo se paga”, sino “cuándo se genera el compromiso”.
¿Y si el incentivo está ligado a acciones o participaciones?
En empresas con planes de acciones o participaciones, el tratamiento contable cambia.
El gasto se registra a medida que el trabajador va generando el derecho, y su valor se ajusta en función de cómo evolucionen las acciones o los resultados.
No hace falta conocer toda la norma contable: basta con entender que estos planes deben revisarse cada año hasta que se paguen, y conviene hacerlo con ayuda de un asesor.
Si hubo un error al registrar el gasto:
Si en su momento no se contabilizó bien el bonus o incentivo, se debe corregir con efectos retroactivos, ajustando el ejercicio al que pertenece y explicándolo en la memoria.
No pasa nada si se corrige a tiempo; ignorarlo puede acabar en requerimientos o sanciones.
Ojo: muchos errores se descubren en auditorías o inspecciones. Corregirlos antes siempre es más fácil… y más barato.
Cómo hacerlo bien desde el principio:
• Deja todo por escrito. Guarda actas o acuerdos donde conste la aprobación.
• Registra el gasto en el año correcto. Si se aprueba en 2025 aunque se pague en 2026, pertenece a 2025.
• Distingue lo laboral de lo mercantil. Si el beneficiario es trabajador, es gasto de personal; si es consejero sin contrato, es servicio profesional.
• Explica el motivo del incentivo. Justificar por qué se otorga (rendimiento, fidelización, crecimiento) da solidez ante una inspección.
En resumen: no importa cuándo se paga, sino cuándo nace el derecho. Ese detalle puede marcar la diferencia entre una contabilidad correcta y una revisión futura.
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