El 17 de junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una nota que despeja dudas importantes para hoteles, apartamentos turísticos y otros alojamientos: no está permitido pedir ni guardar copias del DNI o pasaporte de los clientes.
La obligación de los hospedajes es recoger únicamente los datos previstos en el Real Decreto 933/2021, que regula el registro documental de viajeros. Nada más.
¿Por qué no sirven las copias del documento?
- Contienen más información de la necesaria: fotografía, filiación, fecha de caducidad…
- No garantizan la identidad del huésped: un archivo o foto puede falsificarse.
- Tampoco recogen todos los campos que exige el Real Decreto.
- Aumentan el riesgo de suplantación si se almacenan o circulan sin garantías.
Conservar fotocopias o escaneos del DNI es un tratamiento excesivo de datos y puede acarrear sanciones bajo el RGPD.
Qué datos deben recogerse
Solo los incluidos en el Anexo I del RD 933/2021.
La recogida puede hacerse en formulario presencial o digital, pero siempre limitada a esos campos y sin añadir extras.
Cómo Verificar la autenticidad del documento
- En persona: basta con una comprobación visual del documento en recepción.
- Online: se recomienda usar certificados digitales, verificación de datos asociados al pago o códigos enviados al teléfono/email como doble factor de autenticación.
La AEPD aclara que pueden aplicarse otros mecanismos, siempre que se evalúen y documenten en el análisis de riesgos de protección de datos.
Recomendaciones prácticas para alojamientos
- Revisar formularios y eliminar referencias a «copiar el DNI/pasaporte».
- Formar al personal de recepción: el documento se muestra, no se archiva.
- Implementar verificaciones online seguras en reservas digitales.
- Actualizar las políticas de privacidad para explicar qué datos se recogen y con qué fin.
- Conservar solo los datos exigidos y definir plazos de borrado adecuados.
La finalidad del RD 933/2021 es proteger a personas y bienes, pero siempre con respeto al RGPD.
La AEPD lo recuerda con claridad: los hospedajes deben recoger únicamente los datos necesarios y verificarlos de forma proporcional, sin recurrir a copias del DNI que no aportan valor y sí riesgos legales.