Guía básica de los plazos de expedición y envío de las facturas

Los plazos de los que su empresa dispone para expedir y remitir sus facturas a los clientes dependen del tipo de operación realizada y de si el destinatario es una empresa o un particular. Si emite una factura a alguien que no es empresario o profesional debe de hacerlo al realizar la operación. Y no olvide enviarla en el momento de su expedición. Pero en caso de emitir una factura a un empresario o profesional debe de hacerlo antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Le recordamos que los plazos de los que su empresa dispone para expedir y remitir sus facturas a los clientes dependen del tipo de operación realizada y de si el destinatario es una empresa o un particular.

A continuación, se lo explicamos:

1. Destinatarios particulares

Si el receptor de las operaciones es un particular, las facturas deben ser expedidas y remitidas en la fecha de devengo de la operación. A estos efectos, lo habitual es que las operaciones se entiendan devengadas en la fecha en que se preste el servicio o que se pongan los bienes a disposición del cliente. No obstante, existen excepciones; por ejemplo:

  • En las operaciones de tracto sucesivo (como alquileres o servicios continuados en el tiempo), el devengo se produce cuando resulta exigible cada pago, y es en ese momento cuando debe expedirse la factura.
  • Cuando se produce un pago anticipado, también se produce el devengo y debe expedirse factura por el precio cobrado.

En el caso de las facturas recapitulativas, se deben expedir, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones a las que haga referencia. Recuerde que este tipo de facturas permite agrupar diferentes operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que dichas operaciones se hayan efectuado en el mismo mes natural.

2. Destinatarios empresarios

Si el destinatario es un empresario o profesional, los plazos de las facturas normales y de las recapitulativas son los mismos: deben ser expedidas y enviadas a los clientes como máximo antes del día 16 del mes siguiente al de la fecha de devengo.

En caso de entregas intracomunitarias (es decir, ventas de bienes a empresarios establecidos en otros países de la UE), las facturas deben expedirse y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se haya iniciado el transporte de los bienes con destino al empresario adquirente.

3. ¿Cuáles son las sanciones por no emitir las facturas o remitirlas a los clientes fuera de los plazos previstos?

La falta de expedición en los plazos indicados o el retraso en el envío de las facturas puede conllevar una sanción proporcional del 1% de la cuantía total de las facturas.

Por otra parte, si el incumplimiento consiste en la falta de expedición, la sanción asciende al 2% del importe de las facturas no emitidas. En estos casos, si a Hacienda no le es posible conocer el importe de las operaciones no facturadas, la sanción es de 300 euros por cada una de ellas.

CUADRO RESUMEN: Plazos de expedición y envío de las facturas

El siguiente cuadro permite observar los distintos plazos de expedición y envío de las facturas, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones:

Condición destinatario /
                                               Naturaleza operación
Plazo de expediciónPlazo de envío
Destinatario no empresario ni profesional

Al realizar la operaciónEn el momento de su expedición
Destinatario empresario o profesional    

Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operaciónAntes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
Facturas recapitulativas destinadas a no empresarios ni profesionales

El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentanEn el momento de su expedición
Facturas recapitulativas destinadas a empresarios o profesionales      Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operaciónAntes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas      Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirenteAntes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente
Facturas rectificativasTan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expediciónAntes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido la factura

Fuente: AEAT

  • A estos efectos, las operaciones se entienden realizadas cuando se produzca el devengo del IVA.
  • En el caso de las operaciones en régimen especial del criterio de caja, éstas se entenderán realizadas a estos efectos, en el momento en que se hubiera producido el devengo del IVA si no les hubiera sido de aplicación dicho régimen especial. Por lo tanto, el plazo para la expedición de las facturas correspondientes a estas operaciones se rige por los plazos generales.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

Un cordial saludo,